Rappel d'examens de la vue

Question: Comment obtenir ma liste de rappels d'examen de la vue?

Réponse: Communication patient>> Rappel et Marketing: Téléphone, Étiquettes postales>>Sélectionner le magasin>> Cocher la case "Date>> Sélectionner "Tous les Rappels" ou "Date de Rappel 1">> Sélectionner une période de temps>> Rechercher

Procédure complète:

1. Communication patient>> Rappel et Marketing: Téléphone, Étiquettes postales
2. Sélectionnez votre magasin et cochez la case "Date"
3. Sélectionnez "Tous les Rappels" (pour avoir Date de Rappel 1 + Date de Rappel 2) ou "Date de Rappel 1" (Pas sûr de savoir ce que c'est? Voyez l'explication un peu plus loin!)
4. Sélectionnez une *période de temps
5. Cliquez sur "Rechercher"

*Période de temps = période actuelle du rappel, c'est-à-dire la période durant laquelle votre patient est dû pour son examen de la vue (vous voulez l'appeler pour qu'il prenne un rendez-vous). Par exemple, un patient viens pour un examen de la vue le 5 Janvier 2017 et le rappel se fait 12 mois plus tard, donc Date de Rappel 1 = 5 Janvier 2018. La période de temps que vous devrez sélectionner pour voir ce patient dans une liste de rappel serait celle du 1er Janvier 2018 au 31 Janvier 2018. La période de temps ne devrait pas être celle dans laquelle le patient a passé son examen de la vue!

Si vous utilisez aussi la fonction SMS/Courriel

1. Communication patient>> Rappel et Marketing: Téléphone, Étiquettes postales
2. Cliquez sur "Ignorer les paramètres de confidentialité des patients"
3. Sélectionnez votre magasin et cochez la case "Date"
4. Sélectionnez "Tous les Rappels" (pour avoir Date de Rappel 1 + Date de Rappel 2) ou "Date de Rappel 1" (Pas sûr de savoir ce que c'est? Voyez l'explication un peu plus loin!)
5. Sélectionnez une *période de temps
6. Cliquez sur "Rechercher"
7. Sélectionner la méthode de communication (SMS, courriel ou publipostage), sélectionnez un modèle de communication et envoyez.

*Vous pouvez enlever des patients de la liste en cliquant-droit sur une ligne et en sélectionnant "Supprimer de la liste"

NB: Vous pouvez ajouter des rappels d'une autre période de temps à votre liste en changeant les dates et en re-cliquant sur "Rechercher". Le nombre de patient se mettra à jour (vous pouvez générer une liste de rappel pour les mois de Juin 2018, ajouter Juin 2017, Juin 2016, Juin 2015, etc... pour rappeler les patients qui n'auraient pas répondu aux rappels des années précédentes. Le nom du patient n'apparaîtra qu'une seule fois dans la liste de rappel, même si son rappel s'applique à plusieurs années précédentes)

Pour que ces listes de rappel soient exactes, vous devez toujours mettre à jour la Date de Rappel 1 quand vous facturez un examen de la vue pour un examen général/complet.

Quelle est la signification de Date de Rappel 1 et Date de Rappel 2?

À toutes les fois que vous facturez un service que vous avez désigné comme EXAMEN DE LA VUE, une fenêtre contextuelle apparaît (Rappels Prévus) au moment où vous cliquez sur IMPRIMER ou SAUVEGARDER, vous aurez alors la possibilité d'inscrire 2 dates de rappel:

Date de rappel 1 : pour un examen régulier (examen complet). C'est cette date que vous voulez TOUJOURS mettre à jour. Cliquez simplement sur le bouton "+" à côté de la date et cela ajoutera le nombre de mois établit à la date d'aujourd'hui, puis cliquez sur SAUVEGARDER. Ce nombre de mois peut être personnalisé selon le type de rendez-vous (continuez à lire pour savoir comment faire!)

Date de rappel 2 : examen autre (dilatation, suivi). Inscrivez un commentaire pour spécifier la raison du rappel, ce commentaire apparaîtra dans une colonne de la liste de rappel.

Quand je génère une liste de rappel, pourquoi ne devrais-je pas sélectionner "Dernier Examen Complété"?

Si vous sélectionnez cette option, votre liste de rappel incluera N'IMPORTE QUEL service qui est désigné comme étant un examen de la vue, ce qui veut dire que même les patients qui sont venus pour des examens irréguliers, tels que des suivis, des dilatations et des urgences oculaires, etc. Vous ne voulez pas nécessairement faire un rappel pour ces patients, surtout pour les patients couverts par une assurance.

Pourquoi ai-je parfois le bouton "+" à côté de la date, et d'autres fois non? Comment puis-je gérer ce bouton?

Au moment de la création d'un examen de la vue dans "Examens et autres services" (B9), si vous avez spécifié un nombre de mois dans le champ Fréquence de rappel et que vous avez coché "est un examen de la vue", un bouton "+" apparaîtra à côté des champs de date dans la fenêtre Rappel Prévus.

Exemple 1 (Examen Complet, fréquence de rappel a été établie à 12 mois, un bouton +12 apparaît):

Exemple 2 (Dilatation, fréquence de rappel a été étblie à 0, aucun bouton n'apparaît): 

IMPORTANT: DANS LA FENÊTRE CONTEXTUELLE "Rappel Prévus", LA FRÉQUENCE DE RAPPEL DEVRAIT TOUJOURS ÊTRE ZÉRO.

Même si vous avez établit une fréquence de rappel, le chiffre dans cette fenêtre devrait toujours indiquer "0". Si ce n'est pas le cas, remplacez le par "0"!

 

NB: La date qui apparaît par défault est la dernière date de rappel qui a été inscrite au dossier. Quand vous cliquez sur +12, 12 mois seront ajoutés à la date D'AUJOURD'HUI, pas à la date qui est déjà inscrite dans la boîte.  

Comment puis-je enlever/ajouter le bouton "+"?

1. Cliquez sur Examen et autres services (B9), sélectionnez l'examen que vous voulez modifier.
2. Cliquez sur "Modifier": pour enlever le bouton, tapez "0" dans Fréquence de rappel. Pour ajouter le bouton, indiquez un nombre de mois (6, 12, 24)
3. Sauvegardez

Où puis-je voir les dates de rappels dans le dossier du patient?

Ceci peut aussi servir si vous avez accidentellement fermé la fenêtre Rappels Prévus sans inscrire une date de rappel ou simplement si vous voulez modifier la date qui a été inscrite auparavant, sans facturer. 

1. Ouvrez le dossier du patient
2. Cliquez sur "Rendez-vous" (dans le menu de gauche)
3. Date de Rappel 1 et Date de Rappel 2 sont dans le haut de la page.